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Página Actualizada em 16/3/2011

Como Participar em Feiras nos Mercados

Feiras e Globalização

Com a liberalização do comércio internacional e à luz do fenómeno crescente da globalização, as PME dispõem na abordagem aos mercados externos de uma variedade de novas possibilidades de comercialização. Contudo, para minimizar os riscos envolvidos na actividade exportadora e ter sucesso, para além de possuir uma oferta inovadora capaz de fazer frente à concorrência, as PME devem efectuar uma publicidade adequada e disponibilizar um vasto leque de serviços aos clientes.

Neste contexto, a correcta selecção dos instrumentos de comunicação, o planeamento exacto e o financiamento das actividades promocionais desempenham um papel importante. De acordo com as tarefas e objectivos, a participação em feiras especializadas internacionais e em feiras sectoriais nacionais possibilita, para além da comparação de funções, qualidade, concepção e preço, um contacto pessoal com potenciais clientes. Permite ainda análises exactas para determinar um potencial mercado, preços, capacidade da concorrência e os canais mais eficientes, bem como, a logística necessária, entre outros aspectos.

A Importância das Feiras no Comércio Internacional

Como montra dos diversos ramos de actividade, as feiras transmitem uma visão geral sobre a oferta actual e, segundo as empresas expositoras, servem ainda para a identificação das necessidades principais e dos nichos de mercado com probabilidades de sucesso.

Não obstante o crescimento da concorrência entre os vários instrumentos de comunicação, as feiras especializadas permanecem inalteráveis em relação à sua posição de liderança mundial.

O desenvolvimento das feiras levou ao aparecimento de empresas “Full-Service” nos mercados cada vez mais ambiciosos e concorrenciais. As feiras especializadas tornaram-se pontos de encontro centrais dos diversos sectores de actividade, possibilitando o diálogo entre decisores, interessados e utilizadores. Assim, apesar das fortes alterações das condições políticas e económicas globais, as feiras continuam a deter uma posição de liderança na comunicação da economia. De referir que sectores independentes, como por exemplo a metalomecânica, a electrónica e as tecnologias de informação, limitados pelo desenvolvimento tecnológico, estão a unificar-se cada vez mais.

Esta tendência, bem como a abertura das fronteiras económicas, que advém da liberalização mundial do comércio, alteraram consideravelmente os conteúdos e o significado das antigas feiras técnicas/sectoriais. Em articulação com uma internacionalização em franca expansão, estas feiras tornaram-se bases de orientação global para produtores e utilizadores.

O Apoio da aicep Portugal Global às Empresas em Feiras Internacionais

As participações em feiras por todo o mundo oferecem uma grande variedade de possibilidades. A aicep Portugal Global, para além de prestar serviços de consultoria ou aconselhamento “tailor made”, em resposta às necessidades sentidas pelas empresas em matéria de estratégia e planos de promoção, aproveitando o “know-how” de natureza prática e a experiência acumulada sobre o funcionamento dos mercados e a realização de acções de promoção externa da oferta nacional, através dos seus serviços no país e da sua Rede Externa, também presta apoio às empresas nacionais presentes em feiras internacionais de comércio.

As PME consideram esta ajuda importante, pois, muitas vezes, não possuem os recursos de pessoal adequados para planear individualmente as participações em feiras estrangeiras. O apoio técnico e organizacional concedido por uma entidade oficial com “know-how” no âmbito da realização das feiras é muito valorizado, de acordo com os inquéritos feitos, sendo que a maioria das empresas intervenientes nas participações colectivas nacionais considerou muito positiva a imagem transmitida nesses certames.

O Futuro das Feiras Como Instrumento de Comunicação

A participação em feiras internacionais deve ser concebida a médio e longo prazo, uma vez que o sucesso de uma participação na feira só será recompensado, ou apenas terá retorno, frequentemente, após uma segunda ou terceira participação. Por isso, em tempos de difícil conjuntura, não se deve pôr de parte uma participação a longo prazo.

Em vez de cancelar a participação na feira, as empresas devem sempre ponderar se não seria melhor cortar temporariamente nalgumas despesas ou gastos inerentes. Stands mais pequenos, soluções mais económicas na respectiva montagem e uma apreciação crítica rigorosa dos custos secundários oferecem, quase sempre, o potencial para economizar possibilitando, em simultâneo, a presença numa feira importante de modo a mostrar continuidade no acompanhamento do mercado.

Estudos feitos permitem afirmar que a economia das feiras continuou a crescer nos últimos anos, mesmo em fases de recessão, enquanto, comparativamente, outros meios de comunicação como a publicidade, relações públicas e mailings, apresentaram quebras consideráveis.

A multi-funcionalidade e a eficiência nos custos das participações nas feiras são determinantes para este desenvolvimento em comparação com outros meios.

Havendo quem defenda que o conceito tradicional de feiras, tal como hoje é conhecido tenderá, a prazo, a desaparecer, sendo substituído pelas “feiras virtuais”, não é expectável que estas se venham a sobrepor, na íntegra, à feira tradicional face à vantagem que esta apresenta da interacção pessoal com o produto, os expositores, demonstrações e outros visitantes. O contacto pessoal prepondera neste contexto, reservando-se o recurso a novas tecnologias sobretudo para melhorar a avaliação da eficácia da participação em feiras e para gerir os contactos provenientes dessa participação, potenciando o “follow-up” das feiras, área onde as PME revelam grandes lacunas.

Por tudo isto, as feiras irão no futuro continuar a ser um motor para a internacionalização / globalização da economia.

Critérios para a Selecção das Feiras

A escolha do certame deve basear-se em critérios de rentabilização da participação que permitam avaliar o potencial máximo de sucesso da acção e o seu impacto, a prazo, nas vendas da empresa. Muito depende dos objectivos visados (obter contactos de potenciais clientes, melhorar a relação com actuais importadores, promover a imagem da empresa, fazer um estudo de mercado ou desenvolver uma actividade de “benchmarking”, apresentar ou testar novos produtos, etc.).

Contribuem para o processo de decisão de participar num determinado certame factores do tipo:

Nome da feira (prestígio) e audiência esperada (número de visitantes).

Público mais aproximado do “target” da empresa (número de visitantes correspondentes ao público alvo especificamente visado).

Presença em maior ou menor grau de decisores de compra.

Esforço de marketing feito pela entidade organizadora da feira para promover o evento.

Localização do stand e outros componentes de carácter logístico.

“Checklist” para a Preparação de Feiras

As boas feiras internacionais constituem ainda um incontestável meio, eficaz e rentável, de promoção de produtos e ou serviços em mercados em diferentes graus de desenvolvimento. Tal como em qualquer outra área de trabalho, a sua preparação prévia e cuidadoso planeamento asseguram melhores resultados.

As feiras que fazem parte dos circuitos internacionais têm uma vantagem sobre outras acções de promoção: a sua data de realização é conhecida com antecedência, o que permite uma adequada preparação e planeamento.

Na participação numa feira destacam-se quatro grandes etapas, no âmbito das quais, um conjunto muito importante de tarefas e actividades tem lugar: preparação da participação na feira; participação no certame; “follow-up” da participação na feira e avaliação de resultados.

Aqui ficam algumas pistas, por ordem sequencial, das tarefas (lista) a desenvolver para a participação individual numa feira:

12 a 9 meses antes da feira começar (para feiras de periodicidade anual, devendo, em geral, a antecedência preparatória acompanhar a periodicidade das feiras, em função do respectivo histórico de participação):

Preparar um cronograma e fazer um plano, tendo em conta as disponibilidades orçamentais, materiais e humanas.

Traçar uma estratégia de marketing para a feira.

Definir objectivos e critérios de avaliação.

Contactar a organização da feira e solicitar o regulamento da feira e custos / formulários de: aluguer de espaço; construção de stand (pode ser contactado um fornecedor fora da estrutura técnica da feira); plantas do recinto e do pavilhão e suas especificações de construção; ligação eléctrica, de ponto de água e esgoto; pessoal de apoio; serviço de limpeza e vigilância; linhas de telefone, fax e Internet; inscrição no catálogo oficial da feira; convites e cartões de expositor e informações úteis.

8 a 6 meses antes da feira começar:

Elaboração de briefings para: construção do stand; envio de mostruários; agências de viagens; elaboração do catálogo e brindes.

Consultas a: construtores de stands (de acordo com a imagem comunicacional da empresa); agentes transitários para o envio de mostruários; agências de viagens para a reserva de viagem, vistos, alojamento e transferes; gráficas para elaboração do catálogo e empresas de artigos publicitários para a aquisição de brindes (quando necessário).

Confirmação do espaço junto da organização da feira.

5 a 3 meses antes da feira começar:

Verificar tempos e fases de execução do cronograma traçado inicialmente.

Adjudicar as consultas atrás referidas.

Enviar o projecto de construção do stand para aprovação da organização da feira e solicitar-lhe a seguinte informação: lista de outros participantes inscritos e sua localização; convites, cartões de montagem/desmontagem, de expositor, de estacionamento e de credenciação de fornecedores durante o funcionamento da feira; plano de promoção da feira e outros serviços ou eventos paralelos que concorram para a projecção do certame.

Seleccionar e preparar os mostruários adaptados ao mercado, ao número de dias que dura a feira e à configuração do stand.

3 a 2 meses antes da feira começar:

Preparar os suportes de comunicação para a presença na feira (ex. posters, catálogo, anúncios, banners, animação no stand, anúncios nos OCS, press-releases, etc.).

Fazer os mailings de divulgação da presença na feira junto do público alvo e pré-agendar reuniões com os clientes no stand, enviando convites de entrada na feira.

Consolidação de cargas e seu envio para a feira.

1 mês antes da feira começar:

Contratação do pessoal de apoio.

Montagem do stand (período de 4 a 2 dias antes da abertura do certame).

Fazer o ponto de situação das cargas dentro do recinto da feira e agendar o dia e a hora de entrega no stand (normalmente para a véspera da abertura da feira).

Acompanhar a montagem do stand e a exposição de mostruários.

Fazer formação ao pessoal de atendimento contratado para o efeito.

Obter informação sobre o programa de inauguração oficial da feira.

Ultimar o stand.

Durante o funcionamento da feira:

Presença qualificada no stand em permanência.

Dar informações técnicas, registar todos os contactos relevantes estabelecidos e estar preparado para fornecer preços CIF, FAS e FOB na moeda local.

Visitar a feira, os clientes e os concorrentes, nos tempos “mortos” do período de funcionamento da feira e recolher informação relevante.

Cumprir a agenda de reuniões estabelecida anteriormente.

No encerramento da feira:

Acompanhar a desmontagem do stand.

Destinar os mostruários, fechar contas e apresentar cumprimentos.

No pós-feira:

Agradecer a quem visitou o stand.

Reunir a equipa e fazer o balanço da participação em função dos objectivos definidos.

Efectuar o follow-up dos contactos estabelecidos.

Realizar um esforço de marketing pós-feira para explorar ao máximo o potencial da participação.

Contactar a entidade organizadora e enviar comentários pertinentes e sugestões a adoptar em edições futuras.

Adoptar decisões estratégicas a curto e porventura, médio prazos, em função da avaliação de resultados feita (visitantes, percentagem de decisores de compra, impacto causado, custo por visitante, contactos qualificados, eventual angariação de encomendas, potenciais novos clientes, etc.).

Para mais informações sobre esta temática consultar os seguintes sites:

AEP - http://www.aeportugal.pt/Inicio.asp?Pagina=/Areas/Feiras/Feiras&Menu=MenuFeiras